Congo Challenge entend être exemplaire sur les plans de l’Ethique et de la Conformité, en s’engageant à respecter les règles éthiques de conduite des affaires et, en appliquant ainsi une Politique de Tolérance zéro à l’égard de toute forme de corruption, publique ou privée, active ou passive.
Plus qu’une charte Ethique qui n’aurait pour objectif que de donner des conseils sur les questions d’éthique et de conformité les plus courantes, la Charte Anticorruption constitue la pierre angulaire du programme de conformité et de lutte contre la corruption, en ce qu’elle définit la Politique anticorruption de Congo Challenge SC, dont l’application s’étend à tous les collaborateurs
Ces derniers sont tenus de conduire leurs missions dans le strict respect des standards d’honnêteté, d’intégrité et d’équité, conformément principes et directives mentionnées ci-dessous.
Il en est de même des tiers qui agissent pour le compte Congo Challenge SC et pour lesquels ces standards d’honnêteté, d’intégrité et d’équité, doivent faire partie des dispositions contractuelles qui exigent l’adhésion non seulement à la Politique Anticorruption de Congo Challenge SC, mais aussi et surtout, à l’ensemble des lois anti-corruption nationales et internationales applicables.
L’objectif de la présente charte est de constituer un référentiel unique et de guider les collaborateurs pour toutes questions ayant trait à la corruption et de donner à l’ensemble des employés de Congo Challenge SC un certain nombre de valeurs et des principes à respecter dans le cadre de leurs activités et des attitudes ainsi que des comportements à bannir, car susceptibles de se révéler des faits de corruption et faits assimilés.
Cette politique est applicable à tous les employés quelle que soit la structure dans laquelle il travaille, et doit être respectée par toutes les parties prenantes avec lesquelles Congo Challenge SC est engagée (entreprises, sous-traitants, partenaires, consultants ou intermédiaires intervenant pour Congo Challenge SC ou en son nom).
3.1. Valeurs fondamentales Les valeurs de Congo Challenge SC sont basées sur l’intégrité, la loyauté, la conformité et la transparence, le respect et l’engagement.
3.2. Missions La mission principale de Congo Challenge est l’appui aux Etats, entreprises, organisations non gouvernementales et particuliers. Cette mission se réalise à travers plusieurs services, regroupés en en onze modules, à savoir :
- Formation : Renforcement des capacités du personnel dans différents secteurs.
- Assistance : Accompagnement dans la gestion saine de l’entreprise, dans le recrutement du personnel.
- Conseil : Apport éclairé en conseils juridiques et économiques dans la conclusion des partenariats. 4. Lobbying : Appui dans la constitution des groupes d’intérêts et dans la défense des causes communes.
- Réalisation d’études : Diligenter des recherches et mener des études dans des secteurs tels que l’économie, les finances, la fiscalité, le droit, l’environnement, la sécurité en termes de gestion des risques, l’environnement, l’organisation et la gestion administrative, commerciale, managériale ou technique.
- Organisation des Conférences : Mise à disposition des ressources nécessaires pour la tenue et le bon déroulement des rencontres tant nationales qu’internationales.
- Appui au management de qualité
- Appui à la conception des programmes économiques du gouvernement
- Appui aux politiques de mobilisation des recettes publiques
- Appui stratégique aux gouvernements dans le suivi et évaluation des programmes économiques
- Contrôle des travaux : ce volet concerne les travaux effectués par les gouvernements ou autres entités privées pour lesquels Congo Challenge assure le contrôle-qualité.
Dans l’accomplissement de ces missions, Congo Challenge SC souhaite protéger ses collaborateurs, son institution et sa réputation en appliquant une politique de Tolérance Zéro à l’égard de toute forme de corruption, publique ou privée, active ou passive.
3.3. Vision Congo Challenge SC entend poursuivre sa croissance et viser l’excellence, non seulement vis à vis du service rendu à travers tout ce qui est mis à disposition des clients, mais aussi dans la façon de travailler et d’obtenir des résultats.
Cette politique anticorruption a pour objectif de présenter succinctement aux collaborateurs et aux parties prenantes, les risques encourus en cas de corruption, tout en apportant une vue globale des principaux éléments du programme de conformité anti-corruption de Congo Challenge SC.
Congo Challenge SC a établi un programme de conformité anti-corruption pour réduire les risques de fraudes ou de corruption. Il inclut notamment les éléments suivants:
4.1. Contrôle interne et gestion des risques Un service Contrôle interne et Management des risques se chargera d’élaborer et mettre en œuvre la Charte Anticorruption et les processus liés au programme de conformité, de vérifier son efficacité, et de soutenir, conseiller et la diffuser à l’ensemble de l’organisation.
Un responsable contrôle interne et Manager des Risques placé sous la responsabilité du Directeur Gérant et accompagné du Conseiller Juridique et chargé de la Conformité en temps utile.
4.2. Procédures spécifiques Des procédures spécifiques doivent être adoptées concernant les risques majeurs liés à la corruption. Ces procédures incluent notamment :
4.2.1. Des exigences relatives à la prévention de la corruption dans l’engagement avec des tiers avec la mise en place d’une « Due diligence » plus ou moins renforcée selon le tiers en présence.
4.2.2. Des exigences relatives aux cadeaux et invitations.
4.2.3. Des exigences relatives aux dons et parrainages. En outre, des garanties de conformité aux lois anti-corruption sont prévues dans les processus d’achats, de gestion des fournisseurs, et d’acquisition d’entreprise dans le cadre de croissance externe.
4.3. Cartographie des risques de corruption Le service Contrôle interne et Management des risques réalise une cartographie des risques de corruption, au terme des interviews des membres des structures opérationnelles afin d’identifier le plus précisément les risques encourus, de les évaluer et de définir les plans et stratégies pour y remédier. Cette cartographie revue annuellement est soumise au comité des risques pour approbation.
4.4. Programme de formation
4.4.1. Un programme de formation obligatoire est mis à disposition des collaborateurs à travers un module conçu pour leur permettre d’identifier des actes de corruption dans toute relation juridique quelconque.
4.4.2. Cette formation initiale est renforcée par un programme de formation continue afin de prendre en compte les évolutions réglementaires mais également les nouveaux cas de corruption du marché.
4.5. Suivi et audits
4.5.1. Le service Contrôle interne et Management des risques est chargé de la supervision et du suivi du programme de conformité anti-corruption afin d’assurer que la présente politique est mise en œuvre efficacement.
4.5.2. Les résultats d’audits périodiques sont remis à l’Assemblée Générale des Associés qui en évalue les risques au minimum une fois par an, y compris les recommandations en vue de renforcer le programme de conformité si nécessaire.
4.5.3. En complément, le service en charge de l’Audit de Congo Challenge SC effectue pour sa part des audits périodiques indépendants selon le programme annuel validé.
4.5.4. Ces audits contribuent à évaluer l’efficacité des contrôles et des procédures internes qui permettront à Congo Challenge SC de développer des plans d’action en vue de renforcer ces contrôles à venir.
5.1. En tant que société créée suivant les lois de la République Démocratique du Congo, Congo Challenge est soumise directement au Code pénal congolais livre II, à la loi n° 04/016 du 19 juillet portant lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, à la convention de l’Union Africaine sur la prévention et lutte contre la corruption, à la convention des Nations Unies sur la prévention et lutte contre la corruption ainsi qu’au Protocole SADC sur la lutte contre la corruption, de par l’effet de leur ratification par la République Démocratique du Congo.
5.2. Conformément à ces lois, il est interdit à toute personne d’offrir, de promettre, donner ou recevoir, directement ou indirectement, tout avantage monétaire ou « toute chose de valeur », impliquant un agent public ou une personne du secteur privé, dans le but d’obtenir ou de conserver de manière illégale un marché ou tout autre « avantage indu ».
5.3. Est considéré comme une infraction pénale de corruption le fait de proposer sans droit, d’offrir ou promettre d’offrir (corruption active), de solliciter ou d’accepter (corruption passive), directement ou indirectement, des offres, des promesses, des dons ou des avantages quelconques pour accomplir ou s’abstenir d’accomplir (ou pour avoir accompli où s’être abstenu d’accomplir), un acte de sa fonction, de sa mission ou de son mandat.
5.4. Les actes de corruption et infractions assimilées, concernent notamment les faits ci-après: (1) la sollicitation ou l’acceptation, de manière directe ou indirecte, de tout bien ayant une valeur monétaire, ou de tout autre avantage, tel qu’un don, une faveur, une promesse ou un profit pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, en échange de l’accomplissement ou de l’omission d’un acte dans l’exercice de ses fonctions ;
(2) l’offre ou l’octroi à un agent public ou à toute autre personne, de manière directe ou indirecte, de tout bien ayant une valeur monétaire, ou de tout autre avantage, tel qu’un don, une faveur, une promesse ou un profit pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, en échange de l’accomplissement ou de l’omission d’un acte dans l’exercice de ses fonctions ;
(3) l’accomplissement ou l’omission d’un acte dans l’exercice de ses fonctions, aux fins d’obtenir des avantages illicites pour lui-même ou pour un tiers ;
(4) l’offre ou le don, la promesse, la sollicitation ou l’acceptation, de manière directe ou indirecte, de tout avantage non justifié accordé à une personne ou proposé par une personne occupant un poste de responsabilité ou tout autre poste dans une entité du secteur privé, pour son propre compte ou celui d’une autre personne, en échange de l’accomplissement ou de l’omission d’un acte, contrairement aux exigences de ses fonctions ;
(5) l’offre, le don, la sollicitation ou l’acceptation, de manière directe ou indirecte, ou la promesse d’un avantage non justifié à une personne ou par une personne affirmant ou confirmant qu’elle est en mesure d’influencer irrégulièrement la décision d’une personne exerçant des fonctions dans le secteur public ou privé, en contrepartie de cet avantage, que celui-ci soit destiné à elle-même ou à une autre personne, ainsi que la demande, la réception ou l’acceptation de l’offre ou de la promesse d’un tel avantage, en contrepartie d’une telle influence, que celle-ci ait été oui ou non effectivement exercée ou qu’elle ait été oui ou non déterminante pour obtenir le résultat escompté ;
(6) l’enrichissement illicite ;
(7) l’usage ou la dissimulation du produit de l’un quelconque des actes visés ci-dessus;
8) la participation en tant qu’auteur, co-auteur, intermédiaire, instigateur, complice avant ou après, de quelque manière que ce soit, à la commission ou à la tentative de commission, ou encore à toute manœuvre ou entente délictueuse visant à commettre tout acte visé ci-dessus.
5.6. La corruption telle que définie dans cette politique inclut les “ pots – de – vin ”, “ dessous de – table ”, extorsions, paiements de facilitation et le blanchiment de ces pratiques.
5.7. « Toute Chose de valeur », la corruption n’est pas uniquement de nature monétaire. Les lois anti-corruption interdisent généralement d’offrir à une personne « toute chose de valeur » tangible ou intangible, dans le but d’assurer un avantage indu.
5.8. Selon la loi, l’expression « toute chose de valeur » couvre :
▪ Des cadeaux ou invitations disproportionnés ou trop fréquents, notamment : restaurants, spectacles, billets d’entrée à différents événements, voyages ou hébergements en l’absence de toute raison professionnelle claire. ;
▪ Des parrainages et des dons (par exemple : une œuvre de bienfaisance « parrainée » par un agent public).
▪ Des offres d’emploi ou des stages non rémunérés (par exemple, pour le fils ou la fille d’un agent public en vue de gagner sa faveur ou sécuriser la relation contractuelle).
5.9. « Avantage indu », différentes raisons peuvent en être à l’origine La notion d’« avantage indu » fait généralement référence à une chose à laquelle une personne ou une société n’a pas droit, ou un traitement préférentiel en vue de:
▪ Obtenir, conserver ou renouveler un contrat.
▪ Obtenir des informations sur une offre d’un concurrent.
5.10. « Avantage indu », différentes raisons peuvent en être à l’origine
5.11. « Paiements de facilitation » En conformité avec la majorité des lois anti-corruption, Congo Challenge SC interdit également tout « paiement de facilitation », à savoir des paiements non officiels d’un faible montant, versés à des salariés de concurrents, de fournisseurs, de clients, en vue d’obtenir des contrats ou de conserver des relations commerciales, ou à des agents publics occupants des postes peu élevés en vue d’accélérer ou de faciliter le processus de décision. Il est illégal pour Congo Challenge SC ou ses collaborateurs, de fermer les yeux sur des paiements indus ou potentiellement frauduleux versés par d’autres parties, notamment des tiers qui agissent pour son compte, tels que des partenaires ou des conseillers commerciaux, des agents. Au lieu de se protéger, les employés qui adoptent la « stratégie de l’autruche » face à une activité indue de tiers, peuvent accroître le risque de poursuite judiciaire à l’encontre de Congo Challenge SC. C’est toute l’importance et la raison d’avoir en place un programme de conformité robuste susceptible de limiter ce risque.
5.12. Une plus grande prudence est de mise dans les relations avec des agents publics et leurs proches et la violation des lois anti-corruption ci-haut détaillées donnera lieu à de sévères sanctions pénales et civiles, et constituera toujours un risque pour la réputation, les activités et les marchés de Congo Challenge SC et ses collaborateurs.
5.13. Tout collaborateur qui ne respecte pas la présente politique fera l’objet de mesures disciplinaires.
6.1. Chaque collaborateur est tenu de s’assurer que la présente politique et ses procédures sont appliquées dans sa zone d’activité.
6.2. Les collaborateurs concernés doivent participer régulièrement au programme de formation adapté, mis à leur disposition et à la demande de leurs managers.
6.3. Lorsqu’un cas de corruption est signalé, l’alerte immédiate est un réflexe et un devoir – même si les collaborateurs ne sont pas directement concernés par l’action en question – en s’adressant de préférence d’abord à leur supérieur hiérarchique.
6.4. Ces manquements peuvent aussi faire l’objet d’un signalement dans le cadre de la procédure d’alerte professionnelle auprès du Service dédié pour le traitement de ces alertes. C’est un système confidentiel, sûr et facile, que chaque collaborateur peut utiliser pour faire part de ses préoccupations liées à des problèmes de corruption ou à d’autres domaines, par exemple des cas de fraudes comptables, fraude aux achats.
6.5. Congo Challenge SC ne tolère aucune représailles à l’encontre de collaborateurs qui, de bonne foi, ont fait part de leurs préoccupations.
6.6. En tout état, Congo Challenge SC s’engage à protéger la confidentialité des données personnelles.
La politique de Congo Challenge SC exige la conservation, des dossiers et des enregistrements raisonnablement détaillés décrivant clairement l’ensemble des transactions, la conformité à cette politique fera l’objet d’audits réguliers et sera soumise aux procédures de contrôle internes.
8.1. Congo Challenge SC affirme le principe de “tolérance zéro” en matière de corruption et faits assimilés, quelles qu’en soient les formes, dans toutes ses activités.
8.2. En aucun cas un employé, pour lui-même ou pour le compte d’un tiers, ou un tiers pour le compte de l’employé, ne peut :
8.2.1. Donner, promettre de donner ou offrir un paiement, un don en numéraire, une commission, un cadeau, un voyage, une invitation ou toute autre forme de gratification, avec l’attente ou l’espoir qu’un avantage indu en sera tiré, ou pour récompenser un avantage indu déjà octroyé ;
8.2.2. Accepter ou solliciter un paiement, un don en numéraire, une commission, un cadeau, un voyage, une invitation ou toute autre forme de gratification de la part d’un tiers dont il est connu ou suspecté qu’il en attend un avantage indu ;
8.2.3. Effectuer un paiement de facilitation quelle qu’en soit la forme à un représentant de la fonction publique, à un agent ou à un intermédiaire, pour faciliter ou accélérer une procédure de routine.